Erwerbung von Büchern und anderen Medien - Bestände an den Instituten


Hier finden Sie Informationen über:

Bestellung (Print) | Bestellung (E-Books) | Rechnungen | Zeichnungsberechtigung und Budget | Bestandslisten


Bestellung von gedruckten Büchern

- Bestellung über die Fachgruppe Erwerbung:

Mit dem Formular Online-Bestellung können Sie Bücher (keine Zeitschriften) für Ihr Institut über die Fachgruppe Erwerbung bestellen.

Wenn bekannt, sollte immer die ISBN angegeben werden. Die Felder, die bezeichnen, wo das bestellte Werk aufgestellt werden soll, müssen ausgefüllt sein. Bei geteilten Instituten wählen Sie die entsprechende Abteilung aus.

Sie können mit diesem Formular auch Ankäufe für die Hauptbibliothek vorschlagen. Das sollten jedoch eher umfassendere, übergreifende Literatur und Lehrbücher sein.

Den für eine Online-Bestellung notwendigen Bestellcode hat der Institutsvorstand erhalten.

Online-Bestellung

- Vom Institut selbst durchgeführte Bestellung:

Fremdsprachige Bücher - Regelung ab 2017:

Die Universitätsbibliothek hat im Zeitraum September bis Oktober 2016 eine Ausschreibung der Lieferung nicht-deutschsprachiger Bücher durchgeführt und mit dem Bestbieter Ende November 2016 eine Rahmenvereinbarung geschlossen. Die TU Wien war zu dieser Ausschreibung gesetzlich (BVergG) verpflichtet, und wir müssen uns an die damit verbundenen vergaberechtlichen Bestimmungen halten.

Aufgrund dieser Vereinbarung gilt für Buchankäufe aus Mitteln, die die Universitätsbibliothek verwaltet

Ab 01.01.2017 sind nicht-deutschsprachige Bücher zentral über die Universitätsbibliothek zu bestellen
(über das gewohnte Online-Bestellformular).

Ausnahmen können nur bei Proceedings gemacht werden, die vor Ort während eines Konferenzbesuches erworben werden, oder bei Buchangeboten, bei denen das wissenschaftliche Personal der TU Wien besonders hohe Rabatte aufgrund von Mitgliedschaften o.Ä. hat.

Privatkäufe nicht-deutschsprachiger Bücher (z. B. über Amazon) können leider ab 2017 nicht mehr von der Bibliothek erstattet werden.

Deutschsprachige Bücher:

Für deutschsprachige Bücher gilt wie bisher: Bei Bestellung über inländische Buchhändler achten Sie darauf, dass Sie 10% Bibliotheksnachlass bekommen. Bedenken Sie bitte, dass die Universitätsbibliothek bei vielen Buchhändlern bessere Konditionen ausgehandelt hat und wir Ihnen das Buch günstiger besorgen könnten.

Bei Bestellungen deutschsprachiger Bücher über ausländische Buchhändler oder Institutionen müssen Sie bei EU-Ländern bereits bei der Bestellung die Steuernummer der TU ATU 37675002 angeben.
Meistens kommt die Direktbestellung im Ausland teurer als die Besorgung über den Buchhandel - Porto und Verpackung, Mehrwertsteuer oder Einfuhrumsatzsteuer (Zoll bei Nicht-EU-Ländern) und Überweisungsspesen belasten noch zusätzlich Ihr Budget.

Bestellung von E-Books

Falls eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter Ihres Instituts ein E-Book bestellen möchte, senden Sie uns bitte eine Online-Bestellung wie für Print-Bücher, jedoch zusätzlich mit der Anmerkung "E-Book ankaufen".

Die Bibliothek ist bemüht, alle E-Books mit einem campusweiten Zugang anzubieten. Leider haben die Verlage unterschiedliche Verkaufsmodelle und ermöglichen den Ankauf von einzelnen E-Books oft nicht.

Nach dem Einlagen der Bestellung eruiert die Fachgruppe Erwerbung die Ankaufsmöglichkeiten und den Preis und meldet sich wieder beim Besteller.

Falls der Erwerb des Titels mit Campuslizenz möglich ist, der Preis allerdings weit über dem der Einzellizenz liegt, ist eine Kostenteilung mit der Hauptbibliothek möglich.

Kann das E-Book nur als Einzelzugang (zB. als *.pdf) erworben werden, muss eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter des Instituts den Download durchführen und vorfinanzieren.
Die Verrechnung über das Bücherbudget des Instituts ist mit dem Formular Privatverkauf möglich. Dafür benötigen wir das ausgefüllte Formular Privatverkauf und Ausdrucke der ersten Seiten des Buches (Titelblatt, Impressum, Inhaltsverzeichnis).

Rechnungen

Lieferscheine

Lieferscheine können nicht mehr entgegengenommen werden!

Rechnungen

Bei Rechnungen mit einem Rechnungsdatum, das länger als 3 Monate zurückliegt, benötigen wir eine schriftliche Begründung, warum sie so spät der Fachgruppe Erwerbung vorgelegt werden.

Achten Sie darauf, dass Sie mindestens 10% Bibliotheksnachlass bekommen haben. Bei Werken von angloamerikanischen Verlagen und Kleinverlagen kann es sein, dass der Buchhändler keine Prozente geben kann, das sollte auf der Rechnung vermerkt sein.

Bei Rechnungen aus EU-Ländern müssen auf der Rechnung die UID-Nr. (Umsatzsteueridentifikationsnummer) des Händlers und die UID-Nr. der TU Wien ATU 37675002 stehen. Es darf keine Mehrwertsteuer verrechnet sein.

Lieferungen aus "hoheitlichem Bereich", das sind Universitäten, Institutionen etc., und gelieferte Waren mit geringem Wert (Grenze sind EUR 22,- ) sind von der Mehrwertsteuer befreit. Es müssen keine Steuernummern auf den Rechnungen aufscheinen, es darf aber auch keine Mehrwertsteuer verrechnet sein.

Vorauszahlung

Es gibt Literatur, die nur gegen Vorauszahlung erworben werden kann. In solchen Fällen benötigen wir alle Unterlagen, die Sie haben. Die Rechnung muss - so wie alle - von einem Zeichnungsberechtigten unterschrieben sein. Wenn die Rechnung an das Institut oder an eine_n Mitarbeiter_in des Institutes adressiert ist, dürfen Sie nicht vergessen, das Werk nach Einlangen in die Erwerbung zum Inventarisieren zu bringen. Sollten wir mehrmals am Instititut urgieren müssen, können wir für dieses Institut keine Vorauszahlungen mehr übernehmen.

Privatverkauf

Bei Vorfinanzierung von Literatur durch Privatpersonen müssen Sie das Formular Privatverkauf der Quästur verwenden, um die Mittel beim Verkauf an das Institut refundiert zu bekommen.

Bei Fremdwährungen schreiben Sie bitte nur den EUR Betrag auf die Rechnung und legen alle Belege (Zahlungsbestätigung, Bankauszug ...) dazu.

Sollte der Aussteller des Formulars Privatverkauf nicht für das Bücherbudget zeichnungsberechtigt sein, muss auch noch ein Zeichnungsberechtigter das Formular Privatverkauf unterschreiben. Den Kontierungsstempel auf dem Formular bitte nicht ausfüllen.

Ankauf von Literatur aus Drittmittel und Globalbudget des Instituts

Wenn Sie Literatur aus Drittmittel bezahlen wollen, muss das Werk von uns inventarisiert werden. Das Buch mit Rechnung und dem ausgefüllten Kontierungsstempel bringen Sie in die Erwerbung. Buch und Rechnung mit Inventarnummer erhalten Sie von uns zurück. Die exakte Vorgangsweise ist aus dem Organisationshandbuch ersichtlich.

Zeichnungsberechtigung und Budget

Unterschriftenblatt

Alle Rechnungen der vom Institut selbständig angeschafften Werke müssen von einem für das Bücherbudget Zeichnungsberechtigen (nicht ident mit der Zeichnungsberechtigung in der Quästur) unterschrieben sein. Dazu benötigen wir ein Unterschriftenblatt, das vom Institutsvorstand unterschrieben sein muss. Sie können sich hier das Formular für die Zeichnungsberechtigung herunterladen:

Download Unterschriftenblatt

Buchbudget

Nach der Bekanntgabe der Mittel, die im laufenden Budgetjahr für Literaturanschaffungen zur Verfügung stehen, wird den Fakultäten durch die Bibliotheksdirektorin ein Vorschlag zur Aufteilung der Mittel auf die Institute mitgeteilt.

Die Fakultät übermittelt danach der Erwerbung den Aufteilungsschlüssel für die zum Ankauf von Büchern verbleibenden Mittel.

In den letzten Jahren haben sich die Zeitschriftenkosten immens erhöht und nur durch Abbestellung von Zeitschriften konnte bei den meisten Fakultäten verhindert werden, dass keine Mittel für den Ankauf von Büchern übrig blieben.

Kontostand: Sie erhalten von der Erwerbung nach Bekanntgabe der Aufteilung eine Mitteilung, wieviel zugewiesen wurde, wieviel Geld verbraucht bzw. verplant wurde (das sind offene Bestellungen, Lieferwerke, zur Fortsetzung bestellte Buchreihen) und noch zur Verfügung steht.

Der Zeitpunkt für diese erste Mitteilung kann sich durch verschiedene Umstände (verspätete Zuteilung, ...) verzögern, doch meistens erfolgt sie ca. Mitte April. Auf Wunsch können Sie wöchentliche Budgetinformationen per Mail erhalten. Sie können selbstverständlich jederzeit anrufen und den aktuellen Kontostand erfragen.

Bestandslisten

Abfrage von Institutsbeständen in CatalogPlus

Wenn Sie wissen wollen, welche Bücher und andere Medien an Ihrem Institut vorhanden sind, fragen Sie diese in CatalogPlus über die Liste der Bibliotheksstandorte ab (Link "Bibliotheksstandorte" im Seitenfuß).

Alternativ können Sie in der Erweiterten Suche im Index "Bibliothek" die Institutsnummer eingeben (mit E, z.B. E280) oder den Standortcode Ihrer Fachbereichsbibliothek (OHNE führendes E, z.b. 2801)

Liste der Bibliotheksstandorte in CatalogPlus

Sie können das Suchergebnis als Suchprofil in Ihrem Bibliothekskonto speichern und sich Information über Neuzugänge in der Institutsbibliothek per E-Mail zuschicken lassen:

  1. Institutsbestand/Fachbereichsbestand abfragen
  2. Mit Ihrem Bibliothekskonto anmelden
  3. Im linken Menü ganz unten "Suche speichern" anklicken
  4. Im Dialogfeld "Speichern & ausführen" auswählen und E-Mail-Adresse ausfüllen, Speichern

Gespeicherte Suchprofile können unter "Mein Bereich" > "Suchanfragen" > "Suchprofile und Mitteilungen" gelöscht oder geändert werden.

Anforderung von Titellisten

Sollten Sie eine Titelliste benötigen, können Sie diese bei Frau Mag. Birgit Bittner anfordern.

Geben Sie bitte an, welche Informationen Sie bei einem Titel haben möchten, z.B.: Autor, Titel, Erscheinungsjahr, Signatur und Strichcode.
Ihre Bestände sind ab Erwerbungsjahr 1989 im Bibliothekssystem erfasst oder wurden retrokatalogisiert.
Deshalb geben Sie bitte auch den Zeitraum an, z.B.: Gesamtbestand, Jahreszugang etc.

Sie können diese Listen entweder als Excel-File per Mail oder ausgedruckt als Tabelle erhalten.

> Abgabe von Beständen an die Hauptbibliothek

> Bestellvorschläge für die Hauptbibliothek

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